As Organizações de Serviços Compartilhados estão sob pressão para se tornarem mais digitais, mais ágeis e mais bem alinhadas às necessidades dos negócios em geral. Um modelo mais estratégico pode ser a chave.

Em 2020, as empresas enfrentaram interrupções sem precedentes, impulsionadas tanto pelo impacto direto da pandemia COVID-19 quanto pela aceleração de tendências preexistentes no ambiente empresarial, político e social. Em resposta, as empresas foram forçadas a evoluir rapidamente, tanto em seus processos de gestão quanto em seus modelos de negócios.

Nesse ambiente de mudanças rápidas e incertas, o ritmo das mudanças nas Organizações de Serviços Compartilhados (OSS), como Finanças, RH, TI , suprimentos, jurídico e áreas administrativas, não pode ficar para trás em relação à organização como um todo. As OSS têm passado os últimos anos focadas na redução de custos e na melhoria da eficiência. Agora, eles estão lutando para responder com eficácia às novas demandas, enquanto a má coordenação entre as funções retarda a tomada de decisões e dificulta a mobilização de recursos para as questões mais urgentes que os negócios enfrentam.

Essa é uma fonte significativa de frustração para os líderes empresariais. Reconfigurar cadeias de suprimentos, implementar trabalho remoto em grande escala ou responder a mudanças dramáticas nas necessidades do cliente são tarefas difíceis o suficiente por si só. Eles são ainda mais difíceis se as funções críticas de negócios internos não forem capazes de fornecer suporte essencial.

O desafio vai além do impacto imediato da crise e suas consequências. Na próxima década, várias tendências interconectadas pressionarão os líderes de OSS a mudar tanto o trabalho que fazem quanto a maneira como o fazem. Forças externas, como o aumento da volatilidade e a necessidade de equilibrar o desempenho financeiro e os rígidos requisitos ambientais, sociais e de governança, tornarão o trabalho de OSS mais complexo e variável. Enquanto isso, dentro da empresa, as funções OSS precisarão adaptar suas ferramentas, processos e habilidades para fazer uso de tecnologias digitais avançadas e apoiar uma força de trabalho dispersa remotamente.

Em uma pesquisa da McKinsey com mais de 200 CxOs , dois terços dos entrevistados nos disseram que essas tendências terão um impacto significativo na forma como as funções incorporadas em uma OSS operarão nos próximos anos. Uma resposta eficaz será um desafio para os líderes de OSS, mas acreditamos que também representa uma chance de repensar o papel das Organizações de Serviços Compartilhados na organização moderna. A OSS poderia se reposicionar de um centro de despesas para dar suporte às operações dos negócios para um facilitador chave ou business partner, ajudando a empresa a gerenciar riscos complexos, aproveitar oportunidades emergentes e tomar decisões estratégicas e operacionais mais inteligentes.

Um modelo para o futuro das Organizações de Serviços Compartilhados

Como já definido em um artigo no início de 2020, propomos um novo modelo de funções OSS que seja mais ágil, ainda mais produtivo e mais adaptável, mais digital. Ele foi projetado para se beneficiar dos avanços em digital e analítica e pode fornecer insights mais relevantes comercialmente e operacionalmente.

Nossa visão para um futuro modelo de OSS é baseada em quatro princípios.

  • Simplifique a administração do negócio eliminando os tradicionais silos funcionais departamentais. Em vez disso, o trabalho deve ser planejado e executado ao longo de uma jornada de integração de processos ponta a ponta da cadeia de valor do negócio.
  • Incorpore uma cultura orientada ao cliente externo e com foco comercial na equipe da OSS, para que eles possam ajudar a empresa a se antecipar e responder a um ambiente em rápida evolução e com clientes mais exigentes.
  • Use tecnologias digitais, infraestrutura cloud ciberseguras e analíticas para gerar insights relevantes para os negócios, apoiados por práticas sólidas de automação, fluxo de trabalho e gerenciamento de dados para aumentar a eficiência e coletar informações desde a expectativa à experiencia do cliente.
  • Pense as atividades da OSS em dois tipos distintos. Os processos de apoio transacional e de alto volume e automatize-as o máximo possível e os processos de valor percebido onde vocês usarão os talentos e recursos flexíveis e baseados em projetos ágeis com ferramentas de 4ª geração BPMS que podem ser rapidamente reimplantados entre as iniciativas para fornecer recursos intempestivos e apoiar as mudanças nas prioridades de negócios.

 

Esses princípios são realizados por meio de uma nova estrutura de OSS que reinventará como Plataforma de Serviços Compartilhados.

 

por Carlos Magalhães – Xcellence & Co.

carlos.magalhaes@xcellence.com.br

 

Xcellence & Co.

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